Messeplanung: der richtige Zeitplan

Ein überzeugender Messeauftritt entsteht nicht am Tag des Aufbaus, sondern Wochen oder Monate vorher am Schreibtisch. Als grobe Orientierung sollten Sie sechs bis zwölf Monate vor der Messe mit der Planung beginnen.

Typischer Ablauf

• 6–12 Monate vorher: Standfläche beim Veranstalter buchen, Zielgruppe bestimmen, Ziele und Budget festlegen.
• 4–6 Monate vorher: Standkonzept und Design entwickeln, Bauart entscheiden, Rahmenbedingungen (Standort, Strom, Wasser, Auflagen) mit dem Veranstalter klären.
• 2–4 Monate vorher: Messegrafik produzieren, Technik und Mobiliar festlegen, Team und Zuständigkeiten benennen.
• 4–6 Wochen vorher: Logistik, Transport und Aufbautermine abstimmen, Besucher vorab über Standnummer informieren.
• Messewoche: Auf-, Abbau und Betreuung vor Ort.

Sieben Schritte zum Messekonzept

Hinter dem Zeitplan steht ein inhaltlicher Prozess, der sich in der Praxis bewährt hat:

1. Zielgruppe bestimmen: Wer kommt auf genau diese Messe, und welches Bedürfnis löst Ihr Angebot dort?
2. Ziele messbar formulieren: Neue Kontakte, direkter Verkauf, Produkteinführung oder Bekanntheit – jedes Ziel verlangt andere Schwerpunkte.
3. Budget realistisch planen: Standmiete, Standbau, Technik, Personal, Transport und Werbematerial vollständig kalkulieren.
4. Rahmenbedingungen klären: Hallenposition, maximale Standgröße, Strom-/Wasseranschlüsse, Sicherheits- und Brandschutzauflagen.
5. Standkonzept entwickeln: Klare Funktionsbereiche für Präsentation, Beratung und Rückzug, gut sichtbarer Eingang.
6. Team & Zuständigkeiten festlegen: Projektleitung, Standpersonal, Standbau, Logistik – und den Abbau von Anfang an mitdenken.
7. Kommunikation intern & extern: Regelmäßige Abstimmungen im Team, Einladungen und Ankündigungen an Besucher vorab.

Woran Aussteller oft zu spät denken

Anlieferzeiten und Hallenzugänge unterscheiden sich je Messeplatz erheblich – prüfen Sie das früh mit dem Veranstalter oder überlassen Sie es uns. Auch Genehmigungen (z. B. Statik bei doppelstöckigen Ständen) und der oft vergessene Abbau brauchen Vorlauf.

Für exakte Termine der jeweiligen Messe verweisen wir auf die offizielle Messeseite – wir übernehmen die komplette Planung und Logistik für Sie.